Tarifas

Manual software hotelero – Tarifas

Este modulo permite dar de alta los tipos de tarifas que serán utilizados en las reservas y estancias del software de gestión hotelera AM/Hotel.

En la siguiente imagen se puede ver el aspecto inicial de este modulo

Donde para cada tarifa se puede configurar las siguientes opciones:

1) Datos Generales: esta sección contiene los siguientes campos:

• Código: valor valor alfanumérico de 4 caracteres que identifica el tipo de tarifa.
• Nombre: nombre descriptivo para el tipo de tarifa.
• Iva Incluido: Esta casilla indica si el precio lleva iva incluido o no.
  Recuerde que este campo prevalece sobre el incluido en el concepto
• Cuenta Contable: indique la cuenta contable de ventas que será utilizada al contabilizar facturas. Este campo solo es necesario rellenarlo si contabiliza por conceptos y tipos de tarifa. El funcionamiento es el siguiente, AmHotel toma todos los conceptos y servicios incluidos en la factura de forma que todos los cargos asociados a estancia se llevan a la cuenta de ventas especificada en el tipo de tarifa. Si el tipo de tarifa no tiene cuenta contable, amhotel intentará utilizar la cuenta contable del concepto y en caso de no existir se utilizará la predeterminada.
  Al crear tipos de tarifa debe tener en cuenta que no es necesario crearlas en función de la temporada o regimen, es decir, si trabaja con 2 tipos de temporadas en regimen de solo alojamiento, desayuno y media pensión. Podría crear un 6 tipos de tarifa para cubrir los posibles casos, pero con AmHotel solo es necesario definir un tipo de tarifa en la cual se puede indicar en que temporadas sera aplicable y los precios tanto por regimen como por pax.

2) Periodo de validez:

Este sección permite configurar el periodo de validez de la tarifa, de forma que tiene 3 posibles opciones.

a) Si limitación de tiempo: si no rellena la fecha de inicio y fin (desmarcando la opción «Periodo de Validez»), la aplicación considera que la tarifa no tiene restricciones de fechas

b) Valida a partir de una fecha: si la tarifa entra en vigor a partir de una fecha pero no tiene fecha de caducidad, debe marcar la opción «Periodo de Validez», rellenar la fecha de inicio y no marcar la opción «Fin»

c) Validez por periodo: en este caso la validez se puede configurar rellenado el campo fecha de inicio y fecha de fin.

Recuerde que para rellenar la fecha de fin es necesario marcar previamente el campo «Fin»

De forma predeterminada al crear una nueva tarifa se configura sin limitación de tiempo.

3) Cargo por persona:

Esta opción permite configurar si los precios de las tarifas son por persona o no.

Si marca esta opción y la de tarificación de adultos detallada, puede especificar el precio para cada uno de los adultos.

La opción predeterminada es «No»

4) Cargo por día:

Utilice esta opción para generar cargos en función de las noches de estancia. Dispone de 3 posibles opciones:

a) Cargo diario: esta opción hacer que se genere un cargo por cada noche de estancia.

b) Paquete de X Noches: esta opción es igual a la anterior solo que limita el número de noches de la reserva/estancia.

Si marca esta casilla, es obligatorio que rellene el número de noches del paquete.

c) Sin cargo diario: por último, esta opción solo generará un cargo independientemente del número de noches de la reserva o estancia

La opción predeterminada es «Diario»

5) Habitación/Apartamento:

Esta opción permite configurar como se tarifica si por personas o por dormitorios. Si dispone de un apartamente en el cual alquila dormitorios, marque la opción «Apartamento», en otro caso marque «Habitación»

La opción predeterminada es «Habitación»

6) Regimenes Permitidos:

Esta sección consta de 5 opciones que permiten configurar que regimenes estan permitidos en la tarifa actual.

Recuerde que para cada uno de los regimenes seleccionados podrá especificar el precio en la solapa «Precios Grupos» y en «Precios Día»

De forma predeterminada todos los regimenes esta permitidos

7) Estado:

Esta sección indica el estado de la tarifa, puede utilizar el selector «Estado» para anular la tarifa e indicar el motivo de la anulación.

Recuerde que al anular una tarifa, esta dejará de esta disponible hasta que vuelva ser activada.

8) Tarifa Web:

Si dispone del modulo de reservas web, debe marcar la casilla «Tarifa Web» en aquellas tarifas que desee utilizar en Internet. De forma predeterminada el nombre de la tarifa en internet es el mismo que el nombre en el hotel. Si desea utilizar un nombre diferente en Internet, rellene el campo «Titulo», y por último el campo «Descripción» para incluir una descripción de la tarifa.

En la sección inferior aparecen una serie de solapas para completar la configuración de la tarifa. Las principales son:

1) Otros Datos:

Esta solapa consta de una serie de campos que le ayudarán a ampliar la configuración de la tarifa. A continuación, se detallan las diferentes opciones:

a)Limitar Pax: utilice los 3 campos para limitar el número de adultos (Mínimo y Máximo) y el de niños.

Si la tarifa es para apartamentos, se activa el campo «Num Dormitorios», que permite restringir el número de apartamentos para el que la tarifa será compatible.

b) Restricciones Número Noches: los dos campos de esta sección permiten limitar el número de noches mínimo y máximo para la tarifa actual. Si solo desea limitar el mínimo, deje vacío el campo máximo

Si ha marcado la opción de tarificación diaria por paquete de X Noches, esta sección queda bloqueada y limitada al número de noches del paquete.

c) Descuento Reserva Anticipada: si necesita aplicar un descuento para reservas anticipadas, puede marcar la casilla «Descuento reserva anticipada» y rellenar el campo «Días antelación» y «Descuento».

Si la fecha de entrada de la reserva supera los días de antelación especificados, am/hotel aplicará el descuento

d) Días de la Semana: utilice las casillas de esta sección, para limitar los días de la semana en los que la tarifa es aplicable. De forma predeterminada, todos los días de la semana estan permitidos.

Si en el periodo de la reserva/estancia existen días que no estan permitidos por la tarifa, el sistema aplicara la tarifa alternativa y en caso de no existe aplicará precio 0.

e) Tarificación Acompañantes:

Esta sección es la que permitirá detallar el precio por adulto a nivel general o detallarlo para cada uno de los adultos y niños. Para configurarlo debe indicar si los acompañantes utilizan el mismo precio que el adulto principal o si por el contrario es necesario especificar el precio de cada acompañante.

Si ha marcado la opción de cargo por persona y tarificación de acompañantes detallado, el sistema permitirá indicar el precio para cada número de pax posible. Por ejemplo, imagine que esta configurando una tarifa doble en la que permite como mínimo 1 adulto, como máximo 2 y 1 niño máximo. El sistema permite detallar el precio para el primer adulto, para el segundo y para el primer niño.

Esta opción solo es valida si la es por persona.

Si necesita que los precios de la estancia de los niños se puedan detallar por edades, active la opción «Precios por Edades». Recuerde, que si activa esta opción es necesario configurar los rangos de edades en la sección «Tarifas para niños»

f) Restricciones Entrada: estas restricciones permiten configurar el día de la semana de entrada y el día del mes de entrada. Por ejemplo, en una tarifa de fin de semana, puede establecer que el día de la semana de entrada es el Viernes. De esta forma, esta tarifa solo se ofrece cuando la reserva tiene como día de entrada un viernes.

Por último, también se puede configurar el release, es decir, el número de días de antelación con el que debe hacer una reserva para que esta sea aceptada.

Si no desea restricciones de entrada, debe dejar el campo correspondiente vacío.

g) Tarifa Alternativa: esta campo permite configurar una tarifa alternativa de forma que está, se aplica cuando la reserva/estancia incumple las limitaciones de la tarifa general.

h) Concepto: Indica el concepto que Am/Hotel utilizará para generar los cargos de la reserva/estancia. De forma predeterminada este campo toma el valor del parámetro general «Concepto Estancia»

i) Temporadas: en la parte inferior se muestra un listado con todas las temporadas existentes en la aplicación, marque aquellas temporadas en las que la tarifa actual será aplicable.

De forma predeterminada todas temporadas son marcadas como compatibles para la tarifa.

Cada temporada que es marcada, genera un grupo de tarifa, de forma que los precios se configuran o por grupos o por días.

2)Precios Grupos

La rejilla de precios incluida en esta solapa es una de las secciones más importantes de la tarifa

pues permite configurar los precios de la tarifa en función de:

1) Grupo: de forma predeterminada cada temporada es registrada como un grupo de tarifa, aunque si lo desea puede añadir tantos grupos como sea necesario, especificando para ello la fecha de inicio y de fin del grupo. En la imagen siguiente se puede observar como hay 3 grupos de tipo temporada y otro grupo manual que hemos denominado «Semana Santa» (observe como este tiene definido un periodo de fechas)

2) Pax: Si la tarifa es por persona y además ha configurado detallar el precios de los acompañantes, podrá especificar un precio para cada uno de los adultos y niños permitidos por la tarifa. En la imagen anterior se puede ver como para cada grupo se puede especificar el precio del 1º,2º y 3º adulto y para el 1º Niño. Si en su caso el precio es el mismo para todos los acompañantes, marque la opción «Igual al principal» en la sección»Tarificación Acompañantes». En este caso el aspecto de la rejilla de precios es:

3) Regimen: como puede observar en las imagenes, cada regimen está representado por una columna, dependiendo de los regimenes permitidos por la tarifa se activarán/desactivarán las columnas correspondientes. En el imagen anterior se puede ver como esta admitidos los todos regimenes excepto «Todo Incluido».

4) Rango de Edades: esta funcionalidad solo se puede utilizar para detallar los precios de los niños por rango de edades, y solo esta activa, si la tarifa se configura como «cargo por persona» y «Precios por edades». En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de la rejilla de precios

Como puede observar en la imagen anterior, para el periodo de temporada alta, se pude especificar el precio del adulto, y el precio de niño en 3 rangos de edades (0-2,3-8 y 9-12).

Los rangos de edades se puede configurar en la sección de «Tarifa para niños»

Para rellenar el precio se puede hacer de dos formas:

1) General: en este modo simplemente debe hacer clic sobre la celda correspondiente y teclear el precio.

2) Detalle Producción: este modo permite registrar el precio detallado la producción, es decir, si es una tarifa para desayuno, hay que especificar que importe es de estancia y cual de restaurante. Para ello, haga clic sobre la celda correspondiente y observe como aparece un pequeño botón con puntos suspensivos , haga clic sobre el para acceder al formulario de detalle de producción.

Con el fin de distinguir los precios que tiene desglose de los que no, la aplicación mostrará en color verde aquellos precios que incluyen desglose de producción.

Si hay dos grupos uno asociado a temporada y otro definido manualmente mediante fechas, el grupo manual tiene prioridad sobre del grupo de temporada.

Hasta ahora solo se ha explicado la configuración básica de la tarifa. Para acceder a todas las opciones del tipo de tarifa debe hacer clic sobre el botón «Op. Avanz.» y el sistema le mostrará las siguientes secciones:

1) Grupos:

Los grupos son generados de forma automática al asignar temporadas al tipo de tarifa, aunque también puede añadir los grupos que necesite.

Para cada grupo debe especificar:

a) Descripción: en esta columna puede introducir una descripción libre del grupo. En el caso de un grupo asociado a una temporada, la descripción predeterminada es el nombre del tipo de temporada.

b) Temporada: si el grupo esta asociado a un tipo de temporada, esta columna contiene el nombre del tipo temporada.

Si es un grupo manual esta columna estará vacía.

c) Fecha Inicio: fecha de inicio para el grupo.

Esta columna solo tiene uso cuando el grupo es manual.

d) Fecha Fin: fecha de fin del grupo.

Esta columna solo tiene uso cuando el grupo es manual.

e) Min Noches: aunque en la tarifa se puede especificar el número mínimo de noches permitidos, en el grupo este límite se puede redefinir teniendo prioridad este valor sobre el general.

f) Máx Noches: al igual que ocurre con el campo anterior, el valor de noches máxima se puede redefinir para cada grupo.

g) Días Semana: utilice este campo para detallar los días de las semana en los cuales la tarifa es valida. Para rellenar los días haga clic sobre la lista desplegable y seleccione el día. En el formulario que aparece marque los días de la semana compatible con el grupo.

h) Día Semana Entrada: indica el día de la semana permitido para la entrada del cliente.

Si no desea restringir el día de entrada, deje esta campo vacío.

i) Día Mes Entrada: indica el día del mes de entrada.

j) Release: indica el periodo de antelación necesario para poder registrar una reserva.

Por defecto los grupos, tiene los mismos límites que los enerales de la tarifa, aunque puede redefinirlos de forma que los limites de los grupos tienen prioridad sobre los generales.

2) Precios Día:anteriormente los precios se han definido por grupos, pero en caso necesario los precios también se pueden configurar por días. Al acceder a esta sección, y de forma automática los precios por día se calculan en función de los grupos. En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de esta sección.

En la parte superior hay 3 filtros:

a) Fecha: representa la fecha de inicio para mostrar los precios por día.

El valor predeterminado es la fecha actual.

b) Días:permite especificar el número de días a mostrar.

El valor predeterminado es 7.

c) Modo: Hay dos modos de ver los precios por día, el modo completo permite los precios en función del pax, para todos los regimenes y por fechas. El segundo modo es por regimen, en el cual los precios se muestran por pax y fecha (para un regimen concreto). Al utilizar esta segunda forma el número de días predeterminado es 30.En la siguiente imagen se puede ver el aspecto de esta sección en modo regimen para «Solo Alojamiento»

En la parte interior hay 3 botones, el botón siguiente y anterior permite mostrar periodos posteriores o anteriores al actual, de forma que cada periodo es del número días indica en el campo «Días».Por último, el botón guardar, permite almacenar los cambios de precios realizados.

La modificación de un precio se realiza haciendo clic sobre la celda correspondiente y escribiendo el nuevo precio. Si el precio consta de varios conceptos y quiere configurarlo, haga clic sobre una celda, y a continuación haga clic sobre el botón para detallar el desglose de producción

Hay que tener en cuenta que los precios por día tiene prioridad sobre los precios por grupo.

Cada vez que modifique un precio, este queda marcado en color amarillo, para indicar que es un precio especifico.

Después de realizar alguna modificación el botón Guardar se activará de forma automática.

Recuerde que al pulsar sobre Anterior o Siguiente, el sistema guardará los cambios pendientes de forma automática

3) Clientes: a continuación, vamos a explicar el funcionamiento de las restricciones por cliente. De forma predeterminada al crear una nueva tarifa está se configura para que ser aplicable a todos los clientes, empresas, agencias o touroperadores.

En la parte izquierda hay 3 opciones para configurar el comportamiento de cada grupo:

a) No aplicable: marque esta opción para que la tarifa no sea compatible con el grupo seleccionado.

b) Todos: al marcar la opción Todos la tarifa es valida para todos clientes del grupo.

c) Selección: esta última opción permite seleccionar que subconjunto de clientes será validos para la tarifa. Para ello, haga clic sobre la opción Selección, y a continuación haga clic sobre el botón de selección para marcar los clientes.

Observe como al marcar cada una de las opciones o seleccionarlos manualmente, estos se añaden automáticamente al listado de la parte derecha. Por ejemplo, en la imagen anterior podemos ver como la tarifa es compatible para todos los clientes con 0% de descuento, para todas las agencias con un 20% de descuento y por último para todos los reservadores con un 20% de dto. Como puede observar este listado permite especificar un % de dto para cada grupo de clientes o para un cliente en particular.

Recuerde si especifica un dto por este medio, esté tiene prioridad sobre el descuento por tipo de cliente indicado en su ficha

4) Ofertas Asociadas: esta sección permite configurar las ofertas compatibles con la tarifa actual, indicando para cada una el grupo de tarifa. De esta forma si dispone de varios grupos de tarifa, puede restringir en que grupos (temporadas o periodos específicos) es aplicable la oferta. En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de aplicación de una oferta sobre un grupo.

5) Servicios Incluidos: Esta sección permite configurar paquetes en los que además de la estancia y el regimen, se puedan ofrecer otro tipo de servicios.

Para cada servicio debe especificar el nombre, el número de unidades, el descuento, indicar si el servicio se cargará por cada una de las noches de la reserva/estancia y/o por cada adulto, establecer el máximo de días por estancia y el periodo de aplicación.

Cuando se marca la opción Pax, el campo unidades no se tiene en cuenta.

El impuesto de turismo se debe configurar estableciendolo como servicio incluido. Más detalles sobre la configuración de impuesto de turismo

6) Descuentos: para cada tarifa puede configurar descuentos por periodos de tiempo. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un descuento del 15% que se aplica si la reserva/estancia va desde 20 a 45 noches.

Para cada descuento debe especificar el grupo, el número de noches mínimas, el máximo de noches y por último el descuento.

7) Calendario: este calendario muestra los días en los que la tarifa es aplicable.

8) Tipos/Grupos Habitaciones: esta sección permite especificar que tipos de habitación y grupos de habitación pueden aplicarse a la tarifa actual.

Tanto para los tipos de habitación como para los grupos de habitación, de especificar el tipo de permiso:

a) Automático: este es el permiso por defecto, e indica que el tipo de habitación/grupo esta autorizado para la tarifa.

b) Denegado: esta opción bloquea el tipo de habitación/grupo para la tarifa.

c) Excepción: este permiso indica que solo debe aplicarse de forma excepcional. Al aplicarlo sobre una reserva/estancia, el sistema pedirá confirmación.

Para los tipos de habitación, dispone de la columna «Predeterminado» que permite especificar que tipo de habitación es el predeterminado.

Si la tarifa es compatible con la web, este valor permite seleccionar que fotografías estan asociadas a la tarifa actual.

De forma predeterminada, todos los tipos de habitación y grupos se configuran como automáticos.

9) Usuarios: esta última sección permite especificar que usuarios podran utilizar esta tarifa

Los permisos de usuario nos permiten acceder a diferentes parates del programa, en las tarifas de precios, podemos autorizar los usuarios que pueden utilizar la tarifa que estemos configurando

Para poder utilizar tarifas por usuario, debemos marcar la opcion «Restringir el uso de tarifas por usuario»

Sino seleccionamos ningun usuario, la tarifa que estemos utilizando, estara disponible para todos los usuarios del programa.

Al salir del formulario de tarifas, mostrará el siguiente mensaje si tenemos configurada la opción de reservas on-line

para enviar los los cambios en los tipos de tarifa al servidor de AM System, haga clic sobre «Enviar [F9]».

Esta comunicación consiste en un peticion que Am/Hotel hace al cliente de reservas on-line, y este a su vez, envía los datos automáticamente al servidor de Internet.